Die elektronische Patientenakte (ePA)

Das Herzstück der TI

Die ePA ist eine digitale, vom Patienten geführte Akte und das zentrale Element der TI. Mit ihrer Hilfe kann der Patient medizinisch relevante Daten lebenslang zentral und einrichtungsübergreifend speichern und diese behandelnden Ärztinnen und Ärzten sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten zur Verfügung stellen.

Auf einen Blick

  • Seit dem 01.01.2021 müssen alle gesetzlichen Krankenkassen ihren Versicherten auf Anfrage eine elektronische Patientenakte kostenfrei zur Verfügung stellen.
  • Die ePA kann als App auf mobilen Endgeräten (z.B. Smartphones oder Tablets) sowie am PC genutzt werden. Die Nutzung ist für Patientinnen und Patienten freiwillig. 
  • Ab dem 15. Januar 2025 soll es die "ePA für alle" geben: Alle gesetzlich Krankenversicherten erhalten dann automatisch eine ePA von ihrer Krankenkasse , es sei denn sie widersprechen der Nutzung (Opt-out).
  • Patientinnen und Patienten besitzen die Datenhoheit über die ePA. Sie können Dokumente eigenständig hochladen und haben gegenüber Ärztinnen und Ärzten sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten Anspruch auf Befüllung und Pflege der ePA im aktuellen Behandlungskontext.
  • Arztpraxen und Psychotherapiepraxen müssen nach § 341 Abs. 6 SGB V seit dem 01.07.2021 in der Lage sein, die ePA zu nutzen und zu befüllen. Ist dies nicht der Fall, sieht der Gesetzgeber eine Honorarkürzung von 1% vor. Weitere Informationen erhalten Ärztinnen und Ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten von ihrer zuständigen KV.
  • Ärztinnen und Ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten können erst nach Freigabe des Patienten auf die ePA zugreifen. Den Zugriff vergeben Patienten entweder über ihre App oder in der Arztpraxis beziehungsweise Psychotherapiepraxis durch Einlesen der eGK und PIN-Eingabe. Die Zugriffsrechte können zeitlich begrenzt oder unbegrenzt vergeben und jederzeit widerrufen werden.
  • Der Zugriff auf die ePA erfolgt aus der Praxissoftware über die Telematikinfrastruktur.
  • Die ePA wird stufenweise weiterentwickelt. Dabei werden nach und nach zusätzliche Dateiformate unterstützt und weitere Gesundheitsberufe angebunden.
  • Auch private Krankenversicherungen wollen ihren Versicherten eine zugelassene ePA zur Verfügung stellen. Dieses Angebot erfolgt jedoch auf freiwilliger Basis.
  • Krankenhäuser müssen die ePA seit dem 01.01.2022 unterstützen.

Das bietet die elektronische Patientenakte

Die ePA ermöglicht die umfassende Dokumentation medizinischer Daten.

Sie ist für alle Patientinnen und Patienten geeignet, erleichtert jedoch besonders bei chronisch Kranken oder komplexen Krankheitshistorien die Dokumentation und die Verfügbarkeit der Dokumente für alle behandelnden Leistungserbringer. Je intensiver die ePA von Patienten und Ärzten sowie Psychotherapeuten genutzt wird, desto höher ist der Mehrwert für den gesamten Behandlungsprozess:

Patientenbezogene Daten werden strukturiert an einem Ort hinterlegt.

Das Risiko von Fehlbehandlungen wird reduziert und es können dank breiterer Informationsbasis noch gezieltere Therapieentscheidungen getroffen werden.

Doppeluntersuchungen werden reduziert. Auch ein schnellerer Zugriff auf Fremdbefunde und auf Dokumente, die die Patientin oder der Patient selbst in die ePA einstellt, ist möglich.

Es entsteht ein verbesserter und fachübergreifender Austausch zwischen sämtlichen behandelnden Ärztinnen und Ärzten sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten.

So sieht der Fahrplan für die ePA aus

Die elektronische Patientenakte wird stufenweise weiterentwickelt:

ePA 1.0

Die ePA wird in den kommenden Jahren stufenweise weiterentwickelt. In der ersten Ausbaustufe ab 2021 umfasst die ePA dokumentenbasiert Informationen zu Diagnosen, Befunden, Arztbriefen oder anderen Gesundheitsdaten des Patienten. Auch der Notfalldatensatz sowie der elektronische Medikationsplan können abgelegt werden.

ePA 2.0

Für 2022 ist ein verfeinertes Berechtigungsmanagement geplant und medizinische Informationsobjekte (MIOs) wie der eImpfpass oder der eMutterpass sollen in die ePA integriert werden. Zudem sollen weitere Gesundheitsberufe an die ePA angebunden werden. Auf Wunsch des Patienten können Krankenkassen auch Abrechnungsdaten in die ePA einstellen und es ist für Patientinnen und Patienten möglich, die ePA-Daten bei einem Wechsel der Krankenkasse mit umzuziehen. 

ePA 2.5

Mit der dritten Ausbaustufe ab 2023 wird die Möglichkeit geschaffen, Daten aus digitalen Gesundheitsanwendungen (DIGA) in der ePA abzulegen. Zudem hat der Versicherte Anspruch auf Ablage seiner eAU in der ePA. Gleichzeitig wird die ePA forschungskompatibel: Der Patient kann dann seine ePA-Daten pseudonymisiert zu Forschungszwecken freigeben.

Die ePA 2.0

In der ePA 2.0 wurden bestehende Funktionen weiterentwickelt und neue Funktionen ergänzt.

Die ePA 2.0 enthält ein verfeinertes Berechtigungsmanagement. Der Patient kann nun gezielt Zugriffsrechte für einzelne Dokumente oder Dokumentenkategorien erteilen. Zudem können verschiedene Vertraulichkeitsstufen gesetzt und Zugriffsberechtigungen für Einrichtungen zeitlich begrenzt oder unbegrenzt vergeben werden.

Patientinnen und Patienten können einen Vertreter für die Verwaltung ihrer ePA berechtigen.

Neben Ärzten, Psychotherapeuten, Krankenhäusern und Apotheken werden mit der ePA 2.0 weitere Gesundheitsberufe wie die Pflege, Hebammen oder Physiotherapeuten an die ePA angebunden.

Krankenkassen können auf Wunsch des Patienten Abrechnungsdaten in die ePA einstellen. Zudem ist es für Patientinnen und Patienten möglich, die ePA-Daten bei einem Wechsel der Krankenkasse mit umzuziehen.

Für Versicherte stehen die Funktionen der ePA 2.0 nach einem Update innerhalb ihrer App zur Verfügung. Damit auch Praxissoftwarelösungen die zweite Ausbaustufe unterstützen können, müssen von dritter Seite zuerst weitere technische Komponenten bereitgestellt werden. Dies hat jedoch keine Auswirkungen auf den Betrieb der ePA in der Praxis. Ärztinnen und Ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten können die ePA wie bisher weiter nutzen.

So wird die ePA gespeichert

Die elektronische Patientenakte ist ein digitaler Ordner mit geschütztem Zugang über die Telematikinfrastruktur (TI). Die patientenindividuellen Daten liegen sicher und verschlüsselt in den ePA-Aktensystemen der jeweiligen Betreiber. Die Server der Aktensysteme werden bundesweit gehostet und unterliegen den europäischen Datenschutzrichtlinien (EU-DSGVO). Sie werden vor ihrer Zulassung durch die gematik von unabhängigen Gutachtern auf ihre sicherheitstechnische Eignung geprüft. Für die Datenverarbeitung in Anwendungen der TI ist der Anbieter verantwortlich, im Falle der ePA also die jeweilige Krankenkasse.

Niemand außer der oder die Versicherte und diejenigen, die dazu berechtigt wurden, haben Zugriff auf die Inhalte – weder die Krankenkasse noch der technische Dienstleister. Die gespeicherten Dokumente sind zudem Ende-zu-Ende-verschlüsselt und werden erst beim Arzt oder Psychotherapeuten beziehungsweise Versicherten lesbar gemacht.

 

Das kommt auf die Praxis zu

Durch die flächendeckende Einführung der elektronischen Patientenakte entstehen neue Aufgabenfelder für Arztpraxis und Psychotherapiepraxis.

Zuerst muss der Patient jedoch den Zugriff auf seine ePA freigeben, denn allein er entscheidet darüber, ob Daten in der ePA eingesehen oder Dokumente hochgeladen werden dürfen. Das Erteilen des Zugriffs kann entweder über die App des Patienten erfolgen oder durch das Einlesen seiner eGK und Eingabe der dazugehörigen PIN. Die PIN erhalten Patienten auf Anfrage von ihrer Krankenkasse. 

Wie die ePA in der Praxis konkret genutzt werden kann und welche weiteren neuen Aufgaben entstehen, zeigt das folgende Video:

Wichtig für Arzt und Psychotherapeut

Mit Einführung der ePA ergeben sich zentrale Fragen für die Praxis:

Nur Krankenkassen dürfen eine ePA für ihre Versicherten anlegen. Ärztinnen und Ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten sind auf Wunsch der Patientin oder des Patienten nach § 346 Abs. 1 SGB V verpflichtet, sie oder ihn bei der Befüllung und Pflege der ePA zu unterstützen. Dies muss nicht zwingend persönlich erfolgen, sondern kann auch an das Praxispersonal delegiert werden. Die Verpflichtung zur Unterstützung gilt dabei immer nur für den aktuellen Behandlungskontext und ist ausschließlich auf medizinische Daten aus der konkreten aktuellen Behandlung beschränkt.

Der Zugriff auf die ePA erfolgt aus der Praxissoftware heraus über die Telematikinfrastruktur. Die Ansicht der Dokumente ist dabei für den Arzt oder Psychotherapeuten immer gleich, unabhängig davon, von welchem Anbieter die ePA des Patienten stammt.

Lediglich die Anzeige in der App des Versicherten kann von den Krankenkassen individuell gestaltet und mit Mehrwertfunktionen angeboten werden. Hierzu zählen z.B. Terminerinnerungen oder Informationen zu Vorsorgeuntersuchungen. Dabei unterliegen alle gesetzlichen Krankenkassen den technischen Sicherheits- und Funktionalitätsvorgaben, die vom Gesetzgeber und der gematik definiert wurden.

Sofern die Zugriffsberechtigungen durch den Patienten erteilt wurden, können Ärztinnen und Ärzte sowie das durch sie berechtigte Praxispersonal:

  1. Dokumente hochladen: Dabei werden immer nur Kopien aus der Praxissoftware in die ePA übertragen.

  2. Dokumente einsehen: Diverse Filtermöglichkeiten, z.B. nach Dokumententyp oder Name des Erstellers, sorgen für einen schnellen Überblick.

  3. Dokumente löschen: Dies ist nur nach Rücksprache mit dem Patienten zulässig.

  4. Dokumente herunterladen: Diese können Ärztinnen und Ärzte dann in der eigenen Patientendokumentation speichern.

  5. Dokumente markieren: Durch den Patienten erstellte und/oder von diesem in die ePA eingestellte Dokumente können als medizinisch relevant gekennzeichnet und für Fachkollegen hervorgehoben werden.

Der Patient entscheidet selbst, welche Daten aus dem aktuellen Behandlungskontext in seiner ePA gespeichert werden und kann Dokumente auch eigenständig löschen. Die in der ePA enthaltenen Dokumente sind daher zwar integer, allerdings kann nicht von einer vollständigen medizinischen Dokumentation ausgegangen werden.

Patienten können jederzeit die Löschung der gesamten elektronischen Patientenakte bei ihrer Krankenversicherung veranlassen. Die ePA ersetzt also nicht die verpflichtende Primärdokumentation für Ärztinnen und Ärzte beziehungsweise Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten in der eigenen Praxissoftware.

Die ePA ist ein Aufbewahrungsort für medizinische Dokumente und Gesundheitsdaten des Patienten. Behandelnde Ärztinnen und Ärzte sind dabei nicht verpflichtet, alle Dokumente in der ePA zu prüfen. Sie ist kein Posteingang der Leistungserbringer.

Im Gegenteil: Ärztinnen und Ärzte dürfen Daten aus der ePA nur dann abrufen und gegebenenfalls verarbeiten, wenn dies für die konkrete Behandlungssituation erforderlich ist. Es sollen nur Dokumente gelesen werden, die für die Fortführung der Behandlung notwendig sind. Im Gespräch mit dem Patienten sollte daher gezielt nach Vorbehandlungen und relevanten Dokumenten gefragt werden.
 

Sämtliche Aktivitäten (Dokumente hochladen, einsehen, löschen, etc.) werden in der ePA protokolliert und können vom Patienten für drei Jahre eingesehen werden. 

Aus ärztlicher Sicht kann die ePA auch dazu beitragen, Haftungsrisiken zu reduzieren. Es empfiehlt sich daher, die Gründe für oder wider eines Zugriffs auf die ePA in die Primärdokumentation aufzunehmen. 
 

So wird die ePA vergütet

Bei der Vergütung der ePA wird zwischen der Erstbefüllung und der Vergütung für den laufenden Betrieb unterschieden:

  • Für die sektorenübergreifende Erstbefüllung der ePA erhalten Arztpraxen eine einmalige Vergütung von 10,23 € pro Patient über die GOP 01648 (89 Punkte).
  • Die GOP 01648 umfasst die vertragsärztlichen Leistungen, die mit der Erstbefüllung verbunden sind (Befunde, Arztbriefe etc. in der elektronische Patientenakte ablegen). Die Berechnung der GOP 01648 neben der GOP 01647 (Zusatzpauschale ePA-Unterstützungsleistung) im selben Behandlungsfall ist ausgeschlossen. Die Vergütung erfolgt extrabudgetär.
  • Die sektorenübergreifende Erstbefüllung liegt vor, wenn weder von einem Vertragsarzt, einem Vertragspsychologen, einem im Krankenhaus tätigen Arzt oder einem Zahnarzt Inhalte in die ePA eingestellt worden sind. Eine Erstbefüllung kann auch dann noch vorliegen, wenn der Versicherte selbst bereits eigene Inhalte in die ePA eingestellt hat. Die Bereitstellung der medizinischen Dokumente ist dabei auf den aktuellen Behandlungskontext beschränkt (§ 346 Absatz 3 SGB V).
  • Die GOP 01648 kann einmal je Versicherten abgerechnet werden. Ärzte sollten vor Erstbefülllung der ePA möglichst den Patienten fragen, ob bereits Einträge durch einen anderen Arzt vorgenommen wurden. Dann ist die GOP nicht berechnungsfähig.
  • Mit der Erstbefüllung sind keine vertragsärztlichen Beratungspflichten der Versicherten zur Funktionalität oder Nutzung der ePA verbunden.
  • Für das Erfassen, Verarbeiten und/oder Speichern von Daten in der ePA kann einmal im Quartal die GOP 01647 (1,72 € / 15 Punkte) als laufende Pflege angesetzt werden.
  • Findet im Quartal kein persönlicher Arzt-Patienten-Kontakt statt, kann die GOP 01431 (0,34 € / 3 Punkte) je Arzt bis zu viermal im Quartal pro Patienten abgerechnet werden.

Technische Voraussetzungen in der Praxis

Arzt- und Psychotherpiepraxen müssen nach § 341 Abs. 6 SGB V seit dem 01.07.2021 in der Lage sein, die ePA zu nutzen und zu befüllen. Ist dies nicht der Fall, sieht der Gesetzgeber eine Honorarkürzung von 1% vor. Weitere Informationen erhalten Ärztinnen und Ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten von ihrer zuständigen KV.

Für den Zugriff auf die ePA werden folgende Komponenten benötigt:

 

  • Zur Implementierung der ePA-Funktionalität in der Praxissoftware
  • Bei Praxissoftwarehersteller erhältlich
  • Der TI-Anschluss stellt den Zugang zur Telematikinfrastruktur her und sollte immer auf dem aktuellen Stand sein. 
  • TI as a Service bietet eine dauerhafte Aktualität des TI-Anschlusses: Der Service-Anbieter wählt die TI-Anbindungsvariante und sorgt für Einrichtung, Support und Überwachung des TI-Anschlusses.
  • Zur Identifizierung des Inhabers innerhalb der TI
  • Im Gegensatz zum Praxisausweis (SMC-B) ist der elektronische Heilberufsausweis ein personengebundener Ausweis. Daher benötigt jeder Arzt oder Psychotherapeut für den Zugriff auf die ePA aus rechtlichen Gründen einen eHBA. Dies gilt auch dann, wenn mehrere Ärzte oder Psychotherapeuten in einer Praxis tätig sind sowie für angestellte Ärzte. Je nach Geräteausführung kann der eHBA meist gemeinsam mit dem Praxisausweis (SMC-B) in ein Kartenlesegerät gesteckt werden.
  • Zur Authentifizierung der Praxis gegenüber der TI mittels SMC-B
  • Zum Stecken der eGK des Patienten, des eHBA und der SMC-B
  • Zusätzliches Kartenlesegerät im Sprechzimmer
  • Aktuell ist mindestens ein E-Health-Kartenterminal zum Stecken des Praxisausweises (SMC-B) notwendig. Darüber hinaus kann es entsprechend der individuellen Praxisorganisation hilfreich sein, weitere Sprechzimmer mit zusätzlichen Kartenlesegeräten auszustatten.
  • Für die ePA in der ersten Ausbaustufe ist ein Kartenterminal mindestens an denjenigen Stellen sinnvoll, an denen Patienten über das Stecken ihrer eGK und PIN-Eingabe Zugriffsrechte erteilen. Mit der Einführung des verfeinerten Berechtigungsmanagements muss der eHBA auf bei jedem Aufruf von ePA-Dokumenten gesteckt sein.

Fördermöglichkeiten rund um das Thema ePA

Seit dem 1. Juli 2023 erhalten Arzt- und Psychotherapiepraxen  für die Kosten der Ausstattung und des Betriebs der Telematikinfrastruktur einen monatlichen Förderbetrag.

Das Vorliegen der Anwendung ePA in der aktuellen Version ist Voraussetzung für die Zahlung der monatlichen TI-Pauschale gemäß Finanzierungsvereinbarung. Dabei ist bis zur Verfügbarkeit der “ePA für alle” (ePA 3.0) eine Aktualisierung auf Zwischenversionen nicht verpflichtend.

Fort- und Weiterbildungen

Die medatixx-akademie bietet ein breites Schulungsangebot zu Themen aus der Praxis.

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Praxissoftware medatixx

Tutorial zur ePA

Einholen von Zugriffsberechtigungen und Aufruf der ePA in der Praxissoftware medatixx

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So macht es medatixx

Gemeinsam mit ihrem Tochterunternehmen I-Motion bietet medatixx TI as a Service –  das Rundum-sorglos-Paket für den TI-Anschluss, das dauerhafte Aktualität gewährleistet. TI as a Service beinhaltet sämtliche gesetzlich verpflichtenden TI-Anwendungen. Dies schließt auch die elektronische Patientenakte (ePA) ein. Mehr dazu unter ti.medatixx.de.